La guida completa per scegliere scegliere i migliori CRM:
i software di Customer Relationship Management sono molti, scegliere il miglior CRM ti renderà felice!
Step 1 per scegliere il miglior CRM: Definisci obiettivi e requisiti per il tuo CRM
Acquisire informazioni da una gran varietà di fonti
Il primo passo da compiere per scegliere il miglior CRM è definire chiaramente quali siano gli obiettivi di business, i requisiti e le funzionalità richieste dal tuo sistema di CRM.
E’ necessario partire con una lista ben definita di necessita’ e “desiderata” da tutti coloro che all’interno della tua azienda saranno toccati dal sistema di CRM.
Questi sono i vari reparti della tua azienda: vendita, marketing, servizi, sistemi (IT) ed anche i membri di staff.
E’ fondamentale notare che il tuo progetto di CRM ha un’alta possibilta’ di fallire se non si coinvolgeranno gli “stakeholders” (azionisti) chiave molto presto nel processo di implementazione.
Per scegliere i migliori crm la lista dei requisiti deve includere i seguenti punti:
- Requisiti del vendor
- Requisiti funzionali (anche a lungo termine)
- Scenari di utilizzo e flussi di lavoro
- Requisiti tecnici
- Requisiti di integrazione
- Budget e Costi
- Requisiti dell’implementazione
- Requisiti di formazione e supporto
In aggiunta dovresti identificare gli obiettivi come il ritorno sull’investimento (ROI), l’aumento di produttività desiderato.
Una volta siano stati determinati queste informazioni, puoi creare il documento RFP (Request for Proposal) da distribuire ai potenziali fornitori.
Bisogna prestare attenzione a non scegliere soluzioni che sembrino molto attraenti e facili da implementare, è fondamentale pensare agli obiettivi di lungo periodo della tua azienda.
Comprando una soluzione che va bene solo a breve termine è facile prevedere un aumento dei costi, una complicata implementazione, una forte riduzione del tasso di adozione del sistema ed una difficile manutenzione.
Step 2 scegliere il miglior CRM: Crea una Short List di fornitori e inoltrargli il tuo RFP
Le ricerche rivelano i migliori contendenti
Una volta che tu hai definito gli obiettivi ed I tuoi requisiti nella tuo RFP, il passo successivo è di creare una lista di fornitori che possano soddisfare i tuoi criteri.
Ci sono molti siti di software che forniscono informazioni relative ai fornitori di CRM.
Per esempio tu potresti valutare i fornitori sulla base della tecnologia, sul tipo di target a cui il software si rivolge (small medium e top business), per costi, per il livello di supporto e cosi via.
Cerca fornitori che abbiano solide basi e che abbiano famigliarità con la tua industry di riferimento e la tua area di
interesse.
Trova vendor che abbiano risolto problematiche simili alle tue. Parla con i clienti esistenti che hanno il tuo stesso profilo e chiedigli dei feedback.
Le interviste ai clienti sono foriere di informazioni per capire come sia stato il processo di implementazione, cosa ne pensino realmente gli utenti, il tipo di supporto fornito dal fornitore in termini di conoscenza e di risposta.
E’ anche importante valutare la visibilità del fornitore quando si stila la lista: Quanti clienti fornisce?
Da quanto tempo è sul mercato, ma soprattutto devi assicurarti che il team del CRM sia serio e qualificato, eventualmente facendoti fornire dettagliati CV dei componenti del gruppo.
Dipendentemente dalla complessità dei tuoi requisiti, adesso dovresti essere in grado di generare la tua lista abbastanza facilmente.
Compila la lista di vendor
Se il tuo progetto e’ sufficientemente chiaro e non dovrebbe richiedere troppe “customizzazioni”, la short list dovrebbe essere formata al massimo da tre – cinque aziende (meglio tre).
Se i tuoi requisiti sono piuttosto complessi e hai quindi bisogno di customizzare il tool di CRM, devi integrare diversi sistemi allora dovresti selezionare cinque al massimo sette vendor.
Identificata la lista di probabili fornitori, sottoponigli le tue richieste (RFP).
Sara’ importante che tu distribuisca le stesse informazioni e conceda lo stesso tempo a tutti i potenziali fornitori, in modo che tutti possano capire le tue necessita’ ed i tuoi requisiti.
Step 3 per scegliere il miglior CRM: Richiedi ai fornitori prove della loro capacità di assecondare i tuoi desideri
Il valore delle demo, delle versioni trial e dei meeting
Dopo aver sottoposto il tuo RFP ai fornitori nella tua short list, sarà molto importante organizzare degli incontri con ognuno di essi per spiegare le esigenze ed i requisiti dell’azienda.
Anche se stai comprando un software di CRM per PMI (Small Business editino) non temere di sprecare
tempo e risorse, è importante parlare delle tue necessità con ognuno di loro..
E’ importante basare le tue decisione sulla base delle risposte fornite (o sulla base della mancanza di risposte)
alle tue richieste.
Poni anche molta attenzione alla relazione che si instaura con il venditore designato, con lui spenderai la maggior parte del tempo e ti troverai a negoziare al fine di pervenire ad un accordo.
Se non si riescono ad instaurare relazioni di lavoro soddisfacenti potrebbe valer la pena di depennare il fornitore dalla lista o chiedere un differente contatto: d’altra parte dovrebbe venderti un Customer Relationship Management!!!!
A questo punto si deve determinare come i fornitori hanno formulato le soluzioni ai requisiti espressi nel RFP.
Chiedete alle aziende che provino la loro capacità di fornire le soluzioni di cui necessiti, richiedi demo oppure versioni trial del software.
In questo modo si può capire che ciò che appare ben definito sulla carta non funziona nel tuo processo.
Una demo ti permette di valutare l’interfaccia grafica (GUI), come sia accurato il layout, quale tipo di informazioni possono essere facilmente catturate e cosi via.
Le demo version non sono il CRM della tua azienda, ma ti permette di capire, soprattutto nella versione standard, quanto il software sia adatto al tuo processo.
Sarà in ultimo fondamentale richiedere che i fornitori vi spieghino come soddisfare gli obiettivi di business.
Dovrebbero essere capaci di fornirti una stima del ritorno sull’investimento (ROI) e descrivere quali saranno i passi che seguiranno per evitare rischi ed assicurarti un deploy senza grandi pene.
Chiedere al vendor di chiarire come soddisferanno i requisiti tecnici, e tutti gli aspetti legati al supporto nel tempo, al training agli utenti e quali servizi richiedono un pagamento separato.
Step 4 per scegliere il miglior CRM: Come arrivare a soli due nomi in short list
Distingure i Contendenti dai Pretendenti
Una volta che hai valutato tutti i candidati della tua short list avrai la necessita’ di scremarla ulteriormente in modo da trovare i tuoi “top pretender”. Per fare cio’ potrebbe essere utile rispondere alle seguenti domande:
- Quali venditori sono stati in grado di mostrarti effettivamente come il loro prodotto soddisfi i tuoi requisiti tecnici?
- Quali vendor sono finanziariamente forti e quali piu’ competitivi? Sarebbe importante evitare di scegliere fornitori che possono essere coinvolti in acquisizioni o essere oggetto di un’acquisizione.
- Dei vari vendor che stai valutando quale ti da la sensazione di comprendere meglio il tuo business (anche per il futuro)? Rispondere a questa domanda non ti garantirà il livello dei servizi che riceverai in futuro dopo la scadenza del contratto siglato, ma potrebbe aiutarti nel negoziare meglio le condizioni per il futuro.
- Quali vendor esaltavano quanto fosse conveniente il loro software o provavano a svendere il loro software? Si dovrebbero evitare chi promette la luna o chi prova a svendere il proprio software, questo tipicamente significa che stanno tentando di trovare clienti a tutti i costi o peggio vorrebbero venderti una versione che diventerà presto obsoleta.
- Quali fornitori hanno dato prova di poter risolvere problemi simili a quelli che deve affrontare la tua azienda? I potenziali vendor hanno fornito referenze di clienti? O ti hanno effettivamente mostrato come potrebbero fare?
- Cosa pensa il team di valutazione del CRM a proposito dei fornitori presenti nella shortlist? Rivedi i feedback forniti da tutte le tue aree aziendali ed usale per prendere le tue decisioni.
Dopo aver considerato tutti i fattori sopra esposti, restringi la tua shortlist ai due vendor top! Adesso potrai iniziare le discussioni con loro per determinare quello che meglio si adatta alle tue necessità.
Step 5 per scegliere il miglior CRM: Fai una review completa dei fornitori
Richiedi ai vendor di provare il loro valore
In questa fase del processo di valutazione, informa i vendor finalisti e comunicagli che condurrai un’approfondita review dell’offerta.
Questo è il momento che in cui i fornitori dovranno essere capaci di provare che potranno soddisfare le tue esigenze in fatto di CRM.
I vendor dovrebbero offrire una versione prova del prodotto o preparare una demo ritagliata che mappi i tuoi processi di business e mostri come i flussi di lavoro della tua azienda saranno gestiti nella pratica.
Tipicamente i vendor di software eCRM ti offriranno una versione prova del sw, magari dal loro sito, mentre i fornitori di sw CRM più tradizionale ti forniranno una demo tagliata sulle tue esigenze.
Controlla e compara come le differenti applicazioni lavorano e mappano i tuoi processi di business.
Utilizza il tuo team di potenziali utenti del CRM e fai provare le funzionalità dei prodotti, in questo modo si potrà capire l’uso del software i vantaggi ed i punti deboli.
Una buona idea è quella di preparare sull’applicazione uno scenario della giornata tipo dei vari utilizzatori del CRM.
In questo modo avrai una reale idea di quanto sia usabile il software standard e di quanta customizzazione invece sarà necessaria per ottemperare ai tuoi requisiti Architettura
Si dovrebbe inoltre condurre una accurate indagine relative all’architettura tecnica con quei fornitori che ti garantiranno che tutti I requisiti tecnici saranno forniti.
Questo è particolarmente importante se si propende per una soluzione di CRM “on-premise” dove l’integrazione dell’applicazione CRM con altri sistemi diventa un fattore decisivo per la decisione finale.
Chiedi ad ogni vendor di presentare al team decisionale del la sua soluzione con livello di dettaglio sufficiente ad ogni persona coinvolta nel ciclo decisionale.
La presentazione fornirà ad ogni persona del CRM team di fare domande e di entrare nello specifico del progetto, nello stesso tempo testerai quanto il vendor ha capito gli obiettivi di business e quanto è in grado di fornire un prodotto valido.
MKTG Interno: trova gli sponsor interni
Al fine di ottenere un vero successo sarà necessario accaparrarsi la fiducia ed un “compratore” all’interno di ogni gruppo un senior manager, qualcuno del reparto IT, gli utenti finali insomma chiunque userà il sistema.
Spesso vedere la soluzione in azione aiuterà gli “azionisti del sistema” a capire quanto sia importante una soluzione di CRM e ti aiuterà a raccogliere il supporto interno necessario; tutto questo faciliterà l’implementazione del sistema di CRM nei vari gruppi di utente.
Step 6 scegliere il miglior CRM: Negoziate prima di decidere un fornitore
Ricorda ogni cosa è negoziabile
Fino ad ora abbiamo ridotto a due le scelte dei possibili fornitori di CRM ed entrambi sanno di essere in una finale a due.
Adesso dovresti lavorare con i vendor per intavolare una discussione sul prezzo in modo tale che possano preparare la loro migliore offerta.
In questa fase è imperativo non fornire nessuna informazione ai venditori quali soluzione sei propenso a scegliere.
A questo punto i software vendor presenteranno le loro proposte. Ricorda che in una trattativa per comperare un software di crm ogni cosa è negoziabile.
Cerca di ottenere sconti ogni volta che puoi e su tutto ciò che puoi. Preparati a negoziare su:
- Costi di implementazione
- Costi di maintenance e supporto
- Cercare di ottenere un aumento massimo alle varie fee per supporto e altro (chiedere il congelamento dei prezzi o sconti fissi)
- Cercare di avere gli upgrade futuri a prezzi bloccati
- Supporto tecnico e formazione
- Garanzie e gli standard del livello di servizio
- Impegni e contratti a lungo termine
- Eventuale previsione per la conversione futura da hosted CRM (eCRM) ad una soluzione on-premise
Un altro modo di ottenere condizioni favorevoli è quella di offrirsi come referenza per il vendor.
Una buona referenza vale tanto oro quanto pesa ed un vendor di CRM lo sa molto bene.
Offrirsi come referenza potrebbe aprirti qualche porta per negoziare eventualmente sul prezzo ma potrebbe anche incrementare il livello di servizio e supporto.
Step 7 per scegliere il miglior CRM: Scegli il fornitore e implementa la tua soluzione di CRM
Congratulazioni! sei nella scia del successo per il CRM.
Una volta che hai ottenuto tutte le informazioni di cui hai bisogno, sarai in grado di scegliere il vendor che meglio si addice alle tue richieste.
Assicurati di aver capito bene tutte le clausole del contratto e non aver paura di chiedere spiegazioni.
Tutti i cambiamenti previsti e tutti gli accordi presi dovrebbero essere messi per iscritto e controfirmati da ambo le parti.
Sarà importante accordarsi per creare una pianificazione ed una allocazione delle risorse condivisa da entrambi le parti.
Negoziate i delivery, i tempi di rilascio, le risorse interne necessarie e le i vari compiti.
Solitamente i venditori non sono coinvolti nel processo di sviluppo ma dovrai pretendere di poterti rivolgere direttamente a lui per ogni problema che emerga durante tutta la durata del progetto CRM.
Ricorda è uso in molte industry legare una quota delle commissioni o i bonus dei venditore ad alcune metriche legate alla soddisfazione del cliente. Fai leva sul tuo venditore per assicurarti il successo del tuo CRM.
